業務効率化のための取り組み第2弾
それはずばり『書類のPDF化』です。
今となっては当たり前かもしれませんが、数年前に、ほとんどのものをPDFで処理するようになり、格段に作業効率が上がったので、ご紹介致します。
■メリット
・書類の検索スピードアップ
・紙をファイリングする手間のカット
・FAXの受信もPDFによる受信で紙の排出をせず省力化(廃棄処分する紙もほとんどなし）
・社内文書をPDF化する事で共有がしやすい
■デメリット
・今の所なし。向かうところ敵なしですといいたいところですが、
ネット回線の不具合が発生した時に少々厄介
・PDFを誤って完全削除してしまった時。これについてはバックアップが必須
■『書類のPDF化』のコツ
・OCR機能付き複合機により、通常スキャン、受信したFAXの文章をテキストとして認識させる（検索の爆速化）
・受信したFAXは共有フォルダに保存する共に、Eメールで受信可能な状態にしておくと見過ごし防止になる
・定期的にバックアップをとるようにする。(私は削除しては困るものを抽出してバックアップソフトでバックアップしてます）
・冊子形式のものは、破壊してもいいものであれば本の自炊同様、背表紙をカットして両面スキャン
・スキャンは300dpiくらいで、可能であれば白黒
・ipad&applepencilにて手書きで編集可能な環境を準備（ノートアプリはGoodnotesやPDFEXPERT、ノータビリティなどがお勧め。）
業務効率化のための取り組み第2弾のご紹介は以上となります。
記事を読んでいただきありがとうございました。
では第3弾でお会いしましょう👋
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